Comment soulager les équipes ADV grâce au digital dans l'immobilier ?

Quelle que soit la taille de votre structure, il ne vous aura pas échappé que votre service Administration des Ventes réalise un travail indispensable, mais parfois ingrat. Préparation des contrats de réservation, vérification des pièces, échanges avec les clients, parfois même gestion des appels de fonds… vos équipes ADV sont sur tous les fronts, à un tel point qu’elles peuvent parfois avoir le sentiment de passer leur temps à courir après le temps et les informations. Voici quelques pistes à explorer pour faciliter leur quotidien et leur permettre d’avoir le sourire en toutes circonstances.

Quelles sont les attentes des équipes ADV dans la promotion immobilière ?

Le monde du travail évolue, tout comme les besoins et envies des collaborateurs. La promotion immobilière n’échappe pas à la règle, les équipes ADV ayant elles-aussi envie de voir leurs pratiques professionnelles se transformer, et ce sur plusieurs terrains.

En finir avec les tâches chronophages sur les ventes en VEFA

Pour Anne-Laure, l’une de nos CSM Happywait ayant travaillé plusieurs années dans l’administration des ventes pour un promoteur immobilier, la gestion du temps constitue la préoccupation principale des équipes ADV

« La pénibilité du travail réside principalement dans les tâches chronophages, et le fait de devoir faire toujours la même chose. Il s’agit de vérifier chaque contrat, de le scanner, de l’imprimer…Lorsqu’on prendre en charge 50 à 100 signatures par mois, cela représente beaucoup de temps. Pour dix contrats, et si on comptabilise toutes les tâches, on peut facilement passer une demi-journée ! »

Nul doute donc : vos équipes ADV apprécieraient de cesser de perdre du temps sur l’ensemble des actions liées à la finalisation des contrats de réservation, qu’il s’agisse de la mise en forme, de l’impression, de la mise sous pli ou encore de l’affranchissement.

Réduire la charge mentale dans le suivi des ventes immobilières

Plus le nombre d’actions à réaliser par une équipe est important, et plus le risque d’erreurs augmente. Vos équipes ADV se doivent donc d’être en permanence sur le qui-vive !

« Lorsqu’on travaille à l’ADV, on a un rôle de vérification très important », se souvient Anne-Laure. « On doit anticiper et traquer les erreurs en tous genres (erreurs d’annexe, d’affectation, de lot, de prix…). »

S’ajoute à ce travail de fourmi la nécessité de suivre la bonne réception des envois par l’acquéreur ou le notaire, ainsi que les relances à effectuer auprès des différents intervenants, y compris en interne. Résultat ? Au fil des dossiers, la charge mentale peut finir par peser lourd dans le quotidien des équipes ADV, et occasionner tout un tas de sentiments dont elles se passeraient bien (stress, fatigue, agacement…).

Plus de bien-être et de sens au travail

Les notions de qualité de vie au travail et de sens au travail ont le vent en poupe ! Du côté des équipes ADV, le sens au travail se trouve intimement lié aux deux points précédents. En effet, gagner du temps sur les tâches chronophages sans valeur ajoutée, c’est l’opportunité de pouvoir se consacrer à des tâches plus stimulantes intellectuellement. Le fait de réduire la charge mentale constitue quant à lui un levier indéniable pour prendre plaisir à travailler, mais aussi tisser des relations plus riches avec toutes les parties prenantes.

Les outils digitaux pour supprimer la paperasse sur les ventes en VEFA

Vous voilà convaincu de la nécessité de redonner du temps de qualité à vos équipes ADV, mais vous ne savez pas par où commencer ? Il existe pourtant des outils simples, qui peuvent être mis en place rapidement.

Automatiser la constitution des dossiers de vente VEFA

Les équipes ADV prennent un temps fou à finaliser les contrats de réservation. Pour limiter les tâches chronophages évoquées précédemment, une seule solution : trouver un système permettant aux dossiers d’être constitués plus vite, mais en toute sécurité. Dans un premier temps, il peut simplement s’agir de recourir à des trames, et de créer des outils papier pour « checker » les tâches (une feuille de suivi par exemple, avec des cases à cocher). Sachez cependant que le digital offre une solution bien plus confortable, puisqu’il est désormais possible de générer automatiquement les documents de vente. Les informations ne sont ainsi saisies qu’une seule fois, et chaque contrat reste modifiable jusqu’à la signature, sans avoir besoin d’imprimer.

La signature électronique pour les contrats de réservation et les TMA

Déjà plébiscitée dans certains secteurs (banque, notariat…), la signature électronique présente la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, tout en faisant gagner du temps à vos équipes ADV . Pour les contrats de réservation, il n’y a ainsi plus d’exemplaires à imprimer pour l’envoi, plus de bordereau AR à remplir, plus de déplacement au bureau de poste à prévoir, pas plus qu’il ne faut prévoir de rendez-vous physique. La signature électronique peut par ailleurs être utilisée pour tous types de documents, y compris les devis et les travaux modificatifs acquéreurs.

Aujourd’hui, de nombreuses solutions sont proposées sur le marché, Happywait ayant à titre d’exemple choisi de faire appel à Yousign.

La lettre recommandée électronique pour les notifications Loi SRU

Une fois chaque contrat de réservation contresigné, vos équipes ADV doivent encore consacrer du temps aux formalités obligatoires dans le cadre de la VEFA. En pratique, la notification du contrat aux acquéreurs pour faire courir le délai de rétraction demande de nouveau l’accomplissement d’actions peu réjouissantes : mise sous pli, courrier d’accompagnement, envoi, classement de l’AR…Le recours à la Lettre Recommandée électronique change la donne, puisque l’envoi se fait en un clic et de façon sécurisée. Il est en outre très facile d’adopter ce genre de services, proposés bien sûr par La Poste, mais aussi par des opérateurs privés comme AR24.

Améliorez la communication au sein de votre agence de promotion immobilière

Les équipes ADV ont la particularité d’être en contact avec toutes les parties prenantes dans le cadre de leur suivi des ventes : acquéreurs, commerciaux, notaire, service juridique, équipe comptable. Pour éviter les malentendus, réduire le nombre d’allers-retours et les relances, le secret tient en un mot : communiquer !

La clé se trouve dans l’organisation et les interactions

Faut-il nécessairement penser « tout digital » pour soulager les équipes ADV ? Pour notre CSM Anne-Laure, la réponse est non, même si le digital et l’humain peuvent se nourrir mutuellement :

« Le digital ne doit pas remplacer la relation humaine, il doit y contribuer. C’est donc important de faire en sorte qu’il y ait une vraie communication entre les équipes, car la vente immobilière, c’est une chaîne, de la signature à la livraison. Parfois, les commerciaux travaillent seuls, et ont leurs habitudes. A mon avis, l’idéal est d’avoir un interlocuteur dédié dans chaque équipe, de façon à coordonner le travail. Et le digital peut justement permettre de mieux s’organiser ! Par exemple, en économisant des heures sur la paperasse, on peut, à l’ADV, passer du temps à interagir avec les autres services de façon plus constructive. »

Le même constat peut être fait dans les interactions avec les acquéreurs : ne plus les relancer pour un oubli qui aurait pu être évité (une copie de pièce d’identité…) donne aux équipes ADV l’opportunité de créer une relation de clientèle plus saine, dans laquelle l’expérience acquéreur prime.

Faciliter le suivi des ventes immobilières

Savez-vous qu’il existe désormais de nombreux mécanismes pour que vos équipes ADV puissent accéder aux informations plus facilement ?

De ce point de vue, la signature et la lettre recommandé électroniques constituent une véritable source de confort : les notifications sont instantanées, ce qui permet de ne plus s’inquiéter du suivi. Vos collaborateurs sont ainsi informés en temps réel des ventes signées, du déclenchement des délais de rétraction SRU mais aussi de leur purge.

Ces deux procédés peuvent par ailleurs être utilement complétés par un système permettant de centraliser les informations. Concrètement, cela peut prendre la forme d’un espace dédié pour chaque acquéreur, de façon à retrouver tout l’historique du dossier et à pouvoir communiquer directement avec le client et les autres collègues en charge du dossier.

Vous le voyez, il est finalement assez facile d’améliorer les conditions de travail de vos équipes ADV, qu’il s’agisse de leur faire gagner du temps ou de la tranquillité d’esprit. Toutes ces solutions peuvent par ailleurs être adoptées sans attendre. Pour en savoir plus sur leur mise en place, découvrez comment le Groupe Patrignani a digitalisé ses ventes VEFA en 24 h.